Top 5 giải pháp tối ưu hóa chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp 

Top 5 giải pháp tối ưu hóa chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp 

Trong nền kinh tế đang nhiều cạnh tranh như hiện nay, việc tối ưu chi phí là việc hoàn toàn cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Bài viết này Logsik sẽ chia sẻ một số cách tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp. Một đồng chi phí tối ưu tương đương với một đồng lợi nhuận cộng thêm. Hy vọng nó cung cấp đến cho bạn nhiều giải pháp tối ưu hoá chi phí để ứng dụng trong thực tiễn.

1. Tầm quan trọng của việc tối ưu chi phí trong doanh nghiệp

Mục tiêu của tối ưu hoá chi phí là: đảm bảo rằng công ty thu thêm lợi nhuận nhiều hơn nữa những chi phí đã bỏ ra để thu được nhiều lợi ích nhất. Các nỗ lực tối ưu hoá chi phí sẽ không ảnh hưởng đến số lượng hay quy mô cung ứng sản phẩm/dịch vụ mà giúp cải thiện hoặc nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng. 

Bạn nên biết rằng tối ưu hoá chi phí trái ngược với sự cắt giảm chi phí: 

• Cắt giảm chi phí là việc làm ngắn hạn và xử lý nó một cách ngắn hạn. 
• Trong khi tối ưu hoá chi phí là chiến lược dài hạn, không chỉ triển khai trong năm 2023 mà sẽ liên tục được triển khai trong các năm kế tiếp. 

Với tối ưu hoá chi phí, doanh nghiệp không cắt giảm số tiền đáng kể nào mà sử dụng tối ưu một số chi phí đang có nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Các giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

 

Cắt giảm chi phí văn phòng

Hãy giảm thiểu phí thuê mướn văn phòng và hạn chế mua các đồ dùng văn phòng không cần thiết. Hãy thương lượng giá cả với khách hàng, hoặc chọn đơn vị cung cấp có giá và tốt hơn nữa. 

Giảm chi phí sản xuất 

Chủ doanh nghiệp luôn phải nghĩ cách để giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào. 

Dưới đây là một vài gợi ý: 

• Cố gắng tận dụng tối đa nguyên liệu thừa. Ngoài ra, hãy tìm cách tận dụng phế phẩm của bạn để chế tạo ra một sản phẩm khác. 
• Tập trung và củng cố các nguồn lực phục vụ hoạt động sản xuất. 
• Phần diện tích còn lại có thể cho thuê để xây dựng văn phòng hoặc kho hàng. 
• Luôn theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của công nhân viên, nhằm cải thiện và đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. 

Giảm các chi phí tài chính 

• Nghiên cứu kỹ các điều khoản bảo hiểm và tài chính nhằm loại trừ các khoản phát sinh chi phí không cần thiết. 
• Hợp nhất nhằm làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản ngân hàng nếu có thể. 
• Đánh giá lại chính sách bảo hiểm nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm vượt mức cần thiết và không lạm dụng những điều khoản gây lãng phí. 
• Đừng tuỳ tiện đưa ra những khoản vay nợ không mong muốn. Hãy phân tích chi phí vay vốn khi cân nhắc mở rộng kinh doanh. Xem xét chi phí vay và tác động của trả nợ đến dòng tiền. Quá nhiều khoản vay sẽ ảnh hưởng lợi nhuận và khả năng trả nợ trong tương lai.

Áp dụng công nghệ thông tin

• Các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí đi lại, các “phòng họp trực tuyến” có thể loại bỏ nhu cầu về không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để tiết kiệm chi phí trong rất nhiều trường hợp.
• Hãy tận dụng các công nghệ, các phần mềm quản trị để tập trung hóa tài liệu của công ty, thay vì các tài liệu trên giấy.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài chính & kế toán để luôn nắm rõ số liệu, tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp. 

Giảm các chi phí “tài nguyên nhàn rỗi” 

• Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong đó, 22% thời gian là cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại.
• Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.
• Chú ý đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho nhân sự.

Luôn theo dõi ngân sách 

Việc lập dự toán và quản lý ngân sách sẽ đồng nghĩa với giảm chi phí kinh doanh.  Bạn sẽ không đưa ra được kế hoạch kinh doanh hiệu quả khi không có suy nghĩ cụ thể về nguồn vốn đổ vào hay ra doanh nghiệp của bạn mỗi tháng. Quản lý ngân sách được doanh nghiệp thực hiện mỗi ngày sẽ trở nên một phương tiện hiệu quả giúp cắt giảm chi phí kinh doanh đáng kể.

3. LogEnter - Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả 

LogEnter là hệ thống quản trị doanh nghiệp tập trung đa chi nhánh, giúp các nhà điều hành quản lý công việc từ xa mọi lúc mọi nơi khi có Internet. 

Theo một nghiên cứu của Panorama Consulting Group, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được trung bình 10 - 15% chi phí sau khi triển khai phần mềm quản lý 

• Một doanh nghiệp sản xuất có thể tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu bằng cách sử dụng LogEnter để lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho.
• Các doanh nghiệp bán lẻ cũng có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng cách sử dụng phần mềm để quản lý đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho.
• LogEnter cũng có thể tiết kiệm chi phí nhân sự bằng cách tự động hóa các quy trình tuyển dụng và đào tạo.

Kết luận 

Sau cùng các doanh nghiệp cần lựa chọn những giải pháp phù hợp với đặc thù hoạt động của mình để đạt được hiệu quả tối ưu. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có sự cam kết và nỗ lực của toàn bộ nhân viên để triển khai các giải pháp này một cách hiệu quả. Việc tối ưu hóa chi phí sẽ là một quá trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự nỗ lực và kiên trì. Tuy nhiên, nếu thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có thể đạt được những lợi ích đáng kể, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.